Unidad 1
• Actividad 1: La inserción de las prácticas archivísticas en la era digital
ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS
SUPERIORES
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE
MÉXICO
Sistemas y Métodos de Descripción y
Recuperación de Información
Actividad 1. La inserción de las prácticas archivísticas en la era
digital
PARTICIPANTE:
LÓPEZ GARCÍA GERARDO
FECHA: 07/02/2025
“LA DESCRIPCIÓN Y LA RECUPERACIÓN DE LA
INFORMACIÓN”
LA IMPORTANCIA QUE TIENEN LOS USUARIOS FRENTE A LOS ANTIGUOS
Y NUEVOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA:
Se le llama usuario a la persona que emplea los servicios de
las instituciones, pero con ciertas limitaciones o normas establecidas
Los archivos, al promover la información
documental a través de exposiciones, publicaciones, cursos, talleres,
conferencias u otros medios, atraen personas interesadas en la cultura y se
convierten en usuarios ya sea internos o externos; en este sentido, los
archivos se convierten en promotores de la cultura.
El autor, Cruz (1994), clasificó a los
usuarios de los archivos en tres grupos: nuevos, externos e internos (p.
358)
Los usuarios son de suma importancia para una institución,
pero es importante reconocer el tipo de usuarios, esto dependerá de los
servicios que ofrezca la institución, los cuales, según Heredia (1991) y las
aportaciones de Milagros Corral Beltrán, pueden ser individuales o grupales,
El autor Lodolini (1993), se refiere a los usuarios como investigadores
profesionales, aficionados, estudiantes universitarios, no universitarios y
ciudadanos en general (P. 177)
EL
PROCESO DE IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN EN UN DOCUMENTO, EN PAPEL
Y OTRO ELECTRÓNICO: ESPECIFICANDO LA DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y
DIGITAL.
La
clasificación se refiere a: agrupar ideas o cosas semejantes y separar las
diferencias. En la clasificación se requiere identificar, agrupar y construir conjuntos
iguales, se observan casos específicos y la organización desfragmenta los
elementos o ideas para analizar sus partes o componentes, recogiendo todas las
unidades o ideas para presentar un resultado. Enseguida, la clasificación también
asigna categorías de acuerdo con las selecciones previas, es decir, Se identifican
los documentos para separarlos de acuerdo con el fondo, secciones, series y
unidades documentales; se establecen reglas archivísticas —se identifican, se
ubican, se describen y se registran. (se ordenan)
Dentro
del proceso de organización, se establecen categorías y grupos, de acuerdo con
el organigrama de la institución.
Cuando
se realiza la actividad de Identificación, clasificación y ordenación de un
documento físico debe hacerse por un Archivista especializado in situ.
Cuando
la actividad se realiza digitalmente, esta actividad de Identificación,
clasificación y ordenación de un documento se CONFIGURA AL DISEÑAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL bajo parámetros de normas como la ISO 15489-1, y cuando
el sistema esta creando o recibiendo el documento hará este proceso de manera
automatizada todas las veces que se genere o reciba un documento.
LA
DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y DIGITAL.
Documento digital: Se
refiere a los documentos de soporte tradicional (papel), que son convertidos
(digitalizados) a medios electrónicos; su valor documental es impreso.
Documento
electrónico: Es el intercambio o traslado de información de
ordenador a ordenador, la comunicación sin papel.
El
documento electrónico se caracteriza porque la información generada, reunida
o recibida desde su inicio, seguimiento y hasta su conclusión, fue
electrónica; sin en cambio, el documento digital fue papel en su inicio y
termina siendo electrónico.
IMPORTANCIA
DE LAS CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA PARA ATENDER LA CLASIFICACIÓN EN
DOCUMENTOS DE PAPEL, ELECTRÓNICOS Y DIGITALES.
Forman parte del
documento, como requisito legal para validar la información y como diseño
artístico.
analizan la forma y
orden de la producción documental, estudian la estructura del documento y
valora el significado documental, también consideran la estructura del
lenguaje; se apoyan en la morfología, la sintaxis y la semántica, en otras
palabras, son ciencias auxiliares porque son necesarias para la comunicación, creación,
validación, mejor visualización y control de los documentos y los principios de
la archivística.
DETERMINA
LA NECESIDAD DE UTILIZAR LOS METADATOS EN LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Los metadatos describen
el dato sobre el dato, es decir, mediante un hardware y un software basados
en la norma SGML, XML y HTML, se codifican los signos para leer el documento, los propios datos pueden ser clasificados en
varios (Méndez, 2003, p. 16) como los siguientes:
Metadatos descriptivos:
Identifican
al documento en su fase organizativa, marcando elementos como Título, creador,
fecha, etc.
1. Metadatos
administrativos: Comprueban las versiones de su registro. Se
pueden dividir en tres:
a) Técnicos:
Describen el contexto técnico del recurso y se generan para o por un
sistema o software.
b) De
derecho: Describen los derechos y propiedades del registro digital.
c) De
preservación: Describen los requisitos para preservar el recurso.
2.
Metadatos de uso: Son creados de manera predeterminada por algún
programa; se acercan a las necesidades del usuario.
2. 3. Metadatos
estructurales: Hacen referencia a las relaciones estructurales entre o
dentro de recursos digitales (Barnard, Delgado y Voustssás, 2016, p. 24).
El documento
electrónico se caracteriza porque la información generada, reunida o recibida
desde su inicio, seguimiento y hasta su conclusión, fue electrónica.
Su conservación,
clasificación y depuración es regulada por
normas o leyes.
Soportes
existentes:
•
Textuales, que transmiten la información mediante texto escrito.
•
Ofimáticos o procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etc.
•
Iconográficos, que emplean la imagen y signos no textuales, como fotografías y
transparencias.
•
Cartográficos, como mapas, planos y alzados.
•
Sonoros, que permiten grabar y reproducir cualquier sonido, como cintas
magnéticas, discos compactos u otros similares.
•
Audiovisuales, que combinan la imagen en movimiento y el sonido.
Se
agregó a estos soportes los documentos electrónicos y
digitales con los metadatos que se asocien con la imagen, los metadatos se
convierten en un instrumento fundamental en la re descripción y re catalogación
documental.
Para su clasificación y
conservación, el documento digital y electrónico pasan por el mismo
tratamiento, según los principios y las normas de la archivística; sin embargo,
el electrónico tiene tres características fuertes: el propio contenido del
documento, los metadatos y la migración periódica para la conservación
electrónica; para su clasificación, se deben considerar los siguientes pasos:
Descubrimiento, exploración y explotación.
1. Descubrimiento: Se
identifican los documentos que se conservarán; es fundamental apoyarse en los
preceptos de la gestión electrónica.
2. Exploración: Se
refiere al funcionamiento de la base de datos, agregando la descripción a cada
documento —título, creador, descripción, fecha, tipo de documento, formato o
programa, identificación, lenguaje y tamaño, etc.—.
3. Explotación: Su
funcionalidad y accesibilidad en la Web
|
1. Los
nuevos usuarios: Investigadores
o usuarios en general que utilizan los servicios de un archivo o biblioteca
cuando los da a conocer la misma institución a través de eventos culturales.
Lodolini (1993), Cruz (1994) 2. Los
usuarios internos: Son las mismas personas que laboran dentro
de la institución, o que son parte de la misma como estudiantes o
investigadores. (Cruz, 1994, p. 361) 3. Los usuarios externos: Usuarios que no pertenecen a la institución pero requieren
utilizar los servicios de la institución. (Cruz, 1994, p. 361) 4. Archivo de trámite: La documentación está activa y vigente. los documentos se
encuentran en constante movimiento administrativo, (Lodolini 1993, p. 31). La vida del documento
se halla en la pre-archivística. Archivos de oficina; Cruz (1994, p.
147). 5. Archivo general: Son los documentos
que concluyeron su vida administrativa, pero aún se consideran útiles para la
consulta. Los documentos pierden su unidad administrativa; los documentos se
someten a una valoración y una selección para su conservación o depuración
Cruz 1994, p. 181). |
6. Archivo histórico: Son documentos que concluyeron su vida activa. Son
inútiles, la documentación queda a consulta de los usuarios internos o
externos. Lodolini (1993) 7. Diplomática: Ciencia que se
encarga del estudio documental estableciendo su tipología; determina la
autenticidad o falsedad de los documentos (Arévalo, 1998, p. 92). 8. Paleografía: se analizan los caracteres gráficos y la escritura, tres principios: leer
los signos, sistematizar la escritura y analizar aquéllos; se apoya en la
neografía y la caligrafía (Cruz, 1994, p.81) 9. Biblioteconomía: estructura
y organización de las bibliotecas 10. Metadatos: Los metadatos
describen el dato sobre el dato —es decir, mediante un hardware y un software
basados en la norma SGML, XML y HTML, se codifican los signos para leer
el documento— los propios datos pueden ser clasificados en varios (Méndez,
2003, p. 16): (Barnard, Delgado y Voustssás, 2016, p. 24). |
Fuente:
Documentos electrónicos
LAAGD
Cuarto Semestre, Sistemas y Métodos de Descripción y Recuperación de Información
u1_servicio_información_demanda (2024) consultado en
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://suayed.enesmorelia.unam.mx/lic-gestion/moodle/pluginfile.php/2387/mod_assign/intro/u1_servicio_informacion_demanda.pdf
• Actividad 2: Los archivos digitales y el Archivo Histórico de la Ciudad de México
ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS
SUPERIORES
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE
MÉXICO
Sistemas y Métodos de Descripción y
Recuperación de Información
Actividad 2 U1. Los archivos digitales
PARTICIPANTE:
LÓPEZ GARCÍA GERARDO
FECHA: 27/02/2025
ARCHIVO
HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE MÉXICO "CARLOS DE SIGÜENZA Y GÓNGORA”
Aquí
se preserva y difunde el patrimonio documental producido por las instituciones
de gobierno de la Ciudad de México desde el siglo XVI hasta el XX.
República de Chile #8 Centro
Histórico, CDMX.
Teléfono: 55 5510 8582
Redes sociales:
archivociudad?igshid=MzRlODBiNWFlZA==
https://x.com/archivociudad?t=3O97xocNLN5r8TF2pigM9A&s=09
https://youtube.com/@archivohistoricodelaciudad1976?si=PDZnJlvCCl6r3UWE
https://www.tiktok.com/@archivociudadmx?_t=8fzhw6pMBCo&_r=1
cultura.cdmx.gob.mx/recintos/archivo-historico
El Archivo Histórico de la Ciudad de México
tiene sus raíces en la historia colonial de la ciudad, cuando se comenzaron a
acumular documentos relacionados con la administración y el gobierno de la
Nueva España. Con el tiempo, estos documentos se convirtieron en una valiosa
fuente de información sobre la historia de la ciudad y el país. En 1972, el
gobierno del entonces Distrito Federal compró y restauró la construcción que,
desde 1981, se convirtió en la sede de este acervo que resguarda documentos de
la Ciudad de México desde el año 1524.
Misión
La misión del Archivo Histórico de la Ciudad de
México es conservar, organizar y difundir el patrimonio documental de la
ciudad, garantizando su acceso y uso para la investigación histórica, la
educación y el conocimiento general.
Visión
La visión es ser un centro de referencia
nacional e internacional en la conservación y difusión del patrimonio
documental, contribuyendo al desarrollo cultural y educativo de la sociedad.
Objetivos
Conservación: Proteger y preservar los
documentos históricos para las generaciones futuras.
Organización: Clasificar y catalogar los
documentos para facilitar su acceso y búsqueda.
Difusión: Promover el conocimiento y uso de los
documentos a través de exposiciones, publicaciones y servicios de consulta.
Investigación: Apoyar la investigación
histórica y académica proporcionando acceso a los documentos.
DIAGNÓSTICO sobre la identificación, ordenación,
catalogación y uso de metadatos en los documentos del Archivo Histórico de la
Ciudad de México (CDMX), análisis general basado en prácticas comunes en el archivo
histórico indicado.
No
existe servicio de consulta en línea, pero existe información en las redes
sociales, además hay recorridos al AHCDMX que permiten tener toda la
información pertinente, ya seas investigador o estudiante, se te presta el
servicio de recorrido y obtención de información mediante:
Requisitos
para solicitar información:
Copia
de INE, carta de presentación dirigida a la directora Dra. Regina Tapia Chaves,
explicando el motivo de la consulta.
Existe
una sala de consulta, solo hay que llevar lápiz, guantes, cubrebocas por
seguridad de los fondos y por salud personal.
Para
acceder a los instrumentos de consulta se proporciona una base de datos para
localizar las referencias de localización de los documentos requeridos y
posteriormente se dirige uno a la sala de consulta requerida.
Si
quedan dudas sobre las consultas que uno requiere hacer proporcionan
información a través del correo electrónico divulgacionhcm@gmail.com
Instrumentos
de consulta que existen en el AHCDMX:
1.- Fondo de Ayuntamiento: 1524-1928
2.- Fondo del Gobierno del Distrito Federal:
1824-1928
3.- Municipalidades: 1627-1928
4.- Cárceles y Penitenciarias: 1900-1976
5.- Departamento del Distrito Federal:
1929-1992 aproximadamente
6.- Planoteca: 1767-1976
7.- Colección especial Esperanza Iris.
1.
Identificación de Documentos
- Descripción General: La
identificación implica reconocer y describir cada documento que se recibe
para su posterior clasificación y almacenamiento. Esto incluye detalles
como fecha, autor, tema, y tipo de documento.
- Diagnóstico: La identificación
se realiza manualmente, es un proceso lento y propenso a errores humanos.
- La implementación de
tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) podría
mejorar la eficiencia en esta tarea, pero desafortunadamente los fondos no
son suficientes.
2.
Ordenación de Documentos
- Descripción General: La
ordenación implica organizar los documentos de manera lógica y coherente
para facilitar su acceso y recuperación. Esto se basa en criterios como
cronología, tema o procedencia, según corresponda.
- Organización: Facilita la
organización lógica de los documentos para su fácil recuperación.
- Búsqueda: Permite a los
usuarios buscar documentos específicos mediante palabras clave o criterios
de búsqueda avanzados, en los ordenadores o bases de datos de la
institución.
- Conservación: Ayuda a
identificar documentos que requieren medidas especiales de conservación y
apoyan al usuario para que se cumplan estas medidas de conservación, tales
como no tocar, no tomar fotografías o exponer a la intemperie, etc.
- Diagnóstico: La
ordenación se realiza de manera física, pero con la digitalización, se
crean índices y estructuras de organización flexibles y accesibles.
- El AHCDMX No utiliza
sistemas de gestión documental que le podrían permitir crear estructuras
jerárquicas y etiquetas para facilitar la navegación y búsqueda de
documentos y mayor facilidad para su gestión y administración.
3.
Catalogación de Documentos
- Descripción General: La
catalogación implica crear registros detallados de cada documento,
incluyendo metadatos como título, autor, fecha, y descripción.
- Diagnóstico: La
catalogación es crucial para la recuperación de información, pero puede
ser un proceso laborioso si se realiza manualmente. La automatización
parcial mediante herramientas de catalogación asistida por computadora
puede mejorar la eficiencia.
- EL AHCDMX cuenta con sistemas
de catalogación automatizados que utilizan algoritmos para sugerir
metadatos basados en el contenido del documento.
4.
Uso de Metadatos
- Descripción General: Los
metadatos son datos que describen otros datos, como la fecha de creación,
el autor, o el tema de un documento. Estos facilitan la búsqueda y
recuperación de información.
- Diagnóstico: Aunque los
metadatos son esenciales para la gestión documental, su uso efectivo
requiere estándares claros y consistencia en su aplicación, pero las
políticas al respecto son de gran utilidad.
- El AHCDMX ha establecido estándares de metadatos
basados en normas internacionales y asegurar que todos los documentos
estén etiquetados con metadatos relevantes para mejorar la búsqueda y el
acceso.
5.-
Servicios de Consulta
El
Archivo Histórico ofrece servicios de consulta para investigadores y público en
general de forma presencial o via redes sociales. Esto incluye asistencia
personalizada para localizar y acceder a documentos específicos, así como
orientación sobre cómo utilizar las colecciones del archivo.
Aspectos
del Servicio de Consulta:
Acceso
a Documentos: Proporcionar acceso a los documentos físicos o digitales.
Asistencia
Técnica: Ayudar a los usuarios a navegar por las bases de datos y a utilizar
las herramientas de búsqueda.
Investigación
Asistida: Ofrecer apoyo a investigadores para encontrar fuentes primarias
relevantes para sus estudios.
No
se proporciona el Servicio de Consulta en Línea
Para
ofrecer un servicio de consulta en línea efectivo se sugiere al Archivo
Histórico de la CDMX:
- Digitalizar Documentos:
Convertir documentos físicos a formato digital para facilitar el acceso
remoto.
- Crear un Portal de
Búsqueda: Desarrollo un portal web que permita a los usuarios buscar y
acceder a documentos digitalizados mediante los metadatos asociados.
- Capacitación del
Personal: Proporciona capacitación al personal para que puedan asistir a
los usuarios en la búsqueda y uso de los documentos en línea.
Conclusión
El Archivo
Histórico de la Ciudad de México no cuentan con un enfoque sistemático
para la identificación, ordenación, catalogación y uso de metadatos en
documentos archivísticos debido a que las autoridades de la Ciudad de México no
le han dado el valor documental que amerita y los fondos son insuficientes para
contar o implementar una adecuada Gestión Documental y Administración de
Archivos.
Sin
embargo, la directora Dra. Regina
Tapia Chaves ha logrado que los documentos sean accesibles, confiables y
preservados para futuras generaciones manteniendo un equipo de personas
cualificadas en el ramo de la archivística que se estan preparando
constantemente para mantener el acervo de la forma más adecuada posible.
Fuentes:
Redes
sociales del Archivo Histórico de la Ciudad de México
https://www.cdmx.gob.mx/public/InformacionTramite.xhtml?idTramite=285
Visita
guiada realizada y organizada por compañeros de la carrera.
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