UNIDAD 3
Actividad 1
La descripción de la Norma Internacional General de Descripción Archivística
ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS
SUPERIORES
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE
MÉXICO
Sistemas y Métodos de Descripción y
Recuperación de Información
La
descripción de la Norma Internacional General de Descripción Archivística
PARTICIPANTE:
LÓPEZ GARCÍA GERARDO
PODER
JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO
Dirección:
Nicolas Bravo Nte. 201, Colonia Centro., Estado de México, México
Teléfono: 722 167 9200
Página
web: pjedomex.gob.mx
Responsable:
Miguel Zepeda Ballesteros es el Jefe de Archivo Judicial del Poder Judicial del
Estado de México
El
(CGCA) es una herramienta para la organización y gestión de los archivos
en el PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO, de acuerdo con la Ley
General de Archivos (LGA) y los lineamientos del Archivo General de la
Nación (AGN) en México.
El
CGCA es un instrumento técnico que refleja de manera estructurada las
funciones y actividades del PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO,
organizando los documentos resultantes de sus funciones en series
documentales. Su objetivo es facilitar la identificación, control,
conservación y disposición de los archivos.
El
CGCA está compuesto por varios elementos clave:
v Sección:
Corresponde a las grandes áreas funcionales de la institución. Por ejemplo,
Secciones sustantivas como Presidencia y Tribunal Superior de Justicia, y
Secciones Comunes como Comités Institucionales, Asuntos jurídicos consultivos,
Finanzas y Planeación, etc.
v Serie
Documental: Conjunto de documentos producidos por una misma actividad
o función. Ejemplo: expedientes de Libros de actas del Pleno del Consejo de la
Judicatura, Programas de actividades para los servidores judiciales,
Constancias del proceso de selección de peritos oficiales, etc.
v Subserie
Documental: Si una serie tiene subdivisiones, se crean subseries para
agrupar documentos con características comunes. (en esta institución no existen
subseries)
v Unidad
documental: Todos los documentos generados o recibidos por el Fondo.
v Unidad
de Instalación: Forma física en la que se almacenan los
documentos, como cajas, carpetas o discos duros.
|
CODIFICACIÓN |
FONDO/SUBFONDO/SECCIÓN.SERIE.SUBSERIE |
|
|
CÓDIGO |
PJEM/PR/6C.15.1 |
|
|
FONDO |
Poder Judicial del Estado de México |
|
|
SUBFONDO |
PR
|
(Presidencia) |
|
SECCIÓN |
6C
|
(Finanzas
y Planeación) |
|
SERIE |
6C.15
|
(Cuentas
Bancarias) |
|
SUBSERIE |
6C.15.1
|
(Cuentas
bancarias vigentes) |
La ISAD(G)
(Norma Internacional General de Descripción Archivística) establece directrices
para la creación de descripciones archivísticas de manera normalizada,
facilitando la interoperabilidad y el intercambio de información entre
instituciones.
ü
Jerarquización del Fondo: Adaptó
los niveles de descripción para representar de forma precisa las estructuras
jurisdiccionales, dividiendo los documentos en fondos, secciones y series
específicas por tipo de juicio.
ü
Enfoque en la Transparencia:
Implementó un sistema de acceso controlado según la Ley de Transparencia,
permitiendo la consulta de documentos históricos de interés público.
ü
Uso de Herramientas Digitales:
Desarrolló catálogos electrónicos y bases de datos con metadatos normalizados,
mejorando la localización y recuperación de la información.
ü
Preservación y Conservación: Aplicó
criterios de conservación preventiva y digitalización prioritaria para los
documentos más vulnerables.
ü
Capacitación Continua: Proveyó
capacitación a su personal en la aplicación de ISAD(G) para asegurar la
uniformidad en la descripción de los documentos.
Descripción y aplicación de la norma ISAD-G en el PODER
JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO
|
1. Área de Identificación |
Descripción |
Aplicación |
|
1.-
Código(s) de referencia: |
Identificador
único del documento de archivo. |
MX-PJEM-AH-001 |
|
2.-
Título |
Nombre
asignado al documento o conjunto documental. |
Archivo
Histórico del Poder Judicial del Estado de México |
|
3.- Fecha
(s): |
Fecha(s)
de creación, acumulación o producción |
1825-2020 |
|
4.- Nivel
de descripción: |
Nivel
jerárquico en el que se encuentra el documento: |
Fondo |
|
5.-
Volumen y soporte de la unidad de descripción: |
Cantidad
física y formato del material. |
Aproximadamente
500 metros lineales de documentos en papel y soportes digitales. |
|
2. Área de
Contexto |
Descripción |
Aplicación |
|
6. Nombre del productor: |
Persona,
familia o entidad responsable de la creación del documento. |
PODER
JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO |
|
7.Historia
institucional/Reseña biográfica: |
Información
sobre el productor, proporcionando contexto histórico. |
El
Poder Judicial del Estado de México fue establecido en 1825 y ha ejercido
funciones jurisdiccionales a nivel estatal. Su archivo conserva registros de
juicios civiles, penales, mercantiles, familiares y laborales. |
|
8.
Historia archivística: |
Información
sobre el origen, custodia y transmisión del documento. |
El
fondo ha sido objeto de procesos de organización y restauración a lo largo
del tiempo, manteniendo su custodia en el Archivo Histórico desde su
creación. |
|
9.
Forma de ingreso: |
Modo en
que los documentos ingresaron al archivo. |
Transferencia
institucional conforme a la Ley General de Archivos. |
|
3. Área de
Contenido y Estructura |
Descripción |
Aplicación |
|
10. Alcance y contenido: |
Descripción
de los temas, eventos o actividades reflejadas en los documentos. |
Documentación
judicial que incluye expedientes de sentencias, resoluciones, acuerdos,
amparos y registros de audiencias. |
|
11. Valoración, selección y eliminación: |
Información
sobre decisiones de conservación, eliminación o selección. |
Aplicación
de procesos de valoración documental conforme a criterios legales. |
|
12. Nuevos ingresos: |
Posibilidad
de futuras adiciones a la colección. |
Se
reciben transferencias periódicas de los juzgados y tribunales del estado. |
|
13. Sistema de organización: |
Descripción
del esquema de clasificación y ordenación del material. |
Clasificación
por tipo de juicio, juzgado emisor y año de resolución. |
|
4. Área de
Condiciones de Acceso y Uso |
Descripción |
Aplicación |
|
14. Condiciones de acceso: |
Restricciones
o políticas sobre el acceso al documento. |
Sujeto
a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
México. |
|
15. Condiciones de reproducción: |
Reglas
o limitaciones para la reproducción del documento. |
La
reproducción está permitida según disposiciones legales y previo
consentimiento de la autoridad competente. |
|
16. Lengua/escritura de los documentos: |
Idioma
y sistema de escritura del material. Español. |
Español |
|
17. Características físicas y requisitos
técnicos: |
Estado
físico, formato especial o equipo necesario para el acceso. |
Algunos
documentos presentan deterioro por humedad; para documentos digitales se
requiere software especializado. |
|
18.
Instrumentos de descripción: |
Existencia
de inventarios, catálogos o bases de datos adicionales. |
Inventarios
y catálogos disponibles en formato físico y digital. |
|
5. Área de Documentación
Asociada |
Descripción |
Aplicación |
|
19. Existencia y localización de los
originales: |
Información
sobre la ubicación de los originales. |
Ubicados
en el Archivo Histórico del Poder Judicial del Estado de México. |
|
20. Existencia y localización de copias: |
Información
sobre reproducciones disponibles. |
Copias
digitales disponibles en el sistema interno del Poder Judicial. |
|
21. Unidades de descripción relacionadas: |
Referencias
a documentos o colecciones relacionadas. |
Documentos
relacionados en archivos municipales y estatales. |
|
22. Notas: |
Información
adicional relevante para la descripción. |
Algunas
secciones están pendientes de restauración. |
|
6. Área de
Control de la Descripción |
Descripción |
Aplicación |
|
23. Notas del archivero: |
Comentarios
adicionales del archivero sobre el proceso de descripción. |
Descripción
realizada con base en el levantamiento de información directa del fondo
documental. |
|
24. Reglas o normas: |
Normas
o estándares aplicados en la descripción. |
ISAD(G),
segunda edición. |
|
25. Fecha de la descripción: |
Fecha
en que se realizó o actualizó la descripción. |
02/06/2022 |
|
26. Identificador
de la descripción: |
Código
o identificador único de la propia descripción. |
AH-PJEM-2025-001. |
Estos 26
elementos permiten una descripción completa y estructurada de los documentos de
archivo, garantizando su correcta identificación, acceso y gestión.
El Poder Judicial
del Estado de México ha adecuado la norma ISAD(G) a sus necesidades
archivísticas mediante las siguientes acciones:
- Jerarquización
del Fondo: Adaptó los niveles de descripción para
representar de forma precisa las estructuras jurisdiccionales, dividiendo
los documentos en fondos, secciones y series específicas por tipo de
juicio.
- Enfoque
en la Transparencia: Implementó un sistema de acceso controlado
según la Ley de Transparencia, permitiendo la consulta de documentos
históricos de interés público.
- Uso
de Herramientas Digitales: Desarrolló catálogos
electrónicos y bases de datos con metadatos normalizados, mejorando la
localización y recuperación de la información.
- Preservación
y Conservación: Aplicó criterios de conservación preventiva y
digitalización prioritaria para los documentos más vulnerables.
- Capacitación
Continua: Proveyó capacitación a su personal en la
aplicación de ISAD(G) para asegurar la uniformidad en la descripción de
los documentos.
Esta
adecuación ha permitido una mayor eficiencia en la gestión documental,
fortaleciendo la transparencia institucional y la preservación del patrimonio
histórico judicial.
El
Archivo Histórico del PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO esta en condiciones
físicas muy actuales y adecuadas para la conservación conforme a regulaciones
archivísticas, el servicio es bueno ya que la tecnología les permite ofrecer
este tipo de servicio, su gente esta preparada y con don de servicio, además que
aplican la archivística y preparación para una mejora continúa, solo que aún
hay muchos documentos físicos y sus instalaciones son muy grandes, es decir les
falta avanzar en la digitalización
Fuentes:
Poder
Judicial del Estado de México. (2022). Archivo General. Recuperado el 28
de marzo de 2025, de https://www.pjedomex.gob.mx/vista/47_archivo_general
Consejo
Internacional de Archivos. (1999). Norma Internacional
General de Descripción Archivística, ISAD(G), Segunda Edición. Recuperado
el 28 de marzo de 2025, de https://www.ica.org/?s=ISAD+G&post_type=&orderby=
Actividad 2
Los instrumentos archivísticos
ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS
SUPERIORES
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE
MÉXICO
Sistemas y Métodos de Descripción y
Recuperación de Información
Actividad
2. Los instrumentos archivísticos
PARTICIPANTE:
LÓPEZ GARCÍA GERARDO
FECHA: 02/04/2025
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ARCHIVO PERSONAL DE GERARDO
LÓPEZ GARCÍA
1.
Identificación
- Título: Archivo Personal de Gerardo
López García
- Fechas extremas: 2025
- Volumen y soporte: 22 expedientes físicos.
2.
Contexto
- Productor: Gerardo López García/TI
DESARROLLO DE NEGOCIOS
·
Historia institucional/biográfica: El Archivo Gerardo López/TI DESARROLLO DE
NEGOCIOS conserva la memoria personal de la familia y laboral de Gerardo
López desde su creación en 2025. Su acervo está compuesto por documentos
relacionados con la empresa, expedientes personales, fotografías familiares y
documentos administrativos.
3.
Contenido y estructura
- Alcance y contenido:
Este archivo personal contiene
documentos de carácter familiar, profesional, académico, personal y cultural,
que reflejan la vida y actividades de Gerardo López García. Incluye
fotografías, manuscritos, documentos legales, registros financieros, y otros
documentos relacionados.
- Organización interna:
El archivo está estructurado en las siguientes secciones: - Gestión documental de la
organización
- Administración de Archivos
- Plan de Athena AI Service
en Despachos Contables
- Beneficios con Athens AI
service a empresas de transporte y logística
- ingresos
- gastos
- Estados Financieros
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- compras
- cotización
- Contrato de prestación de
servicio
- inscripción 4 y 5 semestre
- Cielo
- Emmanuel
- Edith
- Lilia
- Fotos
- Perfil de Linkeding
- Formatos de mails
- Publicidad
- Vídeos
4. Condiciones de acceso y uso
- Acceso: Libre
- Condiciones de reproducción: Permitida
- Idioma del material: Español
5.
Control de descripción
- Fecha de descripción: 02/04/2025
- Responsable de la
descripción: Gerardo
López García.
Conclusión
La presente unidad archivística reúne
documentos fundamentales que reflejan la gestión administrativa de Gerardo
López García/TI DESARROLLO DE NEGOCIOS, su vida personal y profesional, la
evolución del proyecto de su vida tanto personal como profesional. A través del
análisis de estos documentos, es posible identificar la importancia de su
adecuada organización, conservación y acceso para garantizar su valor
informativo, legal e histórico.
Asimismo, la clasificación y descripción de
esta unidad archivística permiten una consulta eficiente, facilitando la toma
de decisiones, la transparencia y la continuidad de procesos laborales y
personales. La aplicación de principios archivísticos, como el respeto al orden
original y la procedencia, contribuye a preservar la integridad de los
documentos y a asegurar su disponibilidad para futuras generaciones.
En conclusión, la correcta gestión de esta
unidad archivística no solo favorece la preservación documental, sino que
también fortalece la memoria personal y laboral, asegurando su relevancia y
utilidad a lo largo del tiempo.
Fuentes
Área Coordinadora de Archivos de la UNAM. (s.f.). Instrumentos
de Control y Consulta Archivística: Formatos. Universidad Nacional Autónoma
de México. Recuperado el 28 de marzo de 2025, de https://www.aca.unam.mx/instrumentos/formatos.php
Área Coordinadora de Archivos de la UNAM. (2024). Catálogo
de Disposición Documental 2024. Universidad Nacional Autónoma de México.
Recuperado el 31 de marzo de 2025, de https://www.aca.unam.mx/instrumentos/cadido.php
UNAM
(2025), Sistemas y Métodos de descripción y recuperación de Información Las guías,
unidad 3
Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos & Archivo General de la Nación.
(2011).
Gestión de documentos y administración de archivos: Colección Cuadernos
Metodológicos. Cuaderno 4: Descripción archivística: diseño de instrumentos de
descripción (J. A. Ramírez Deleón, Ed.). JARD Corporativo.
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